Cover Letter: Часть 1. Советы и рекомендации экспертов по написанию сопроводительного письма в редакцию научного журнала. Примеры формулировок и шаблоны (в PDF)

cover-letter-sovety-i-rekomendacii

Как правило, сопроводительное письмо, или Cover Letter, к научной статье пишут непосредственно перед ее отправкой в редакцию журнала. Многие авторы думают над тем, что написать в таком письме, и это занимает намного больше времени, чем они ожидают. Это может привести к неудачному содержанию сопроводительного письма, и как следствие – к плохому представлению статьи главному редактору журнала и отказу в публикации.

Чтобы ответить на вопрос «Cover Letter – как писать?» и помочь вам написать эффективные сопроводительные письма – и сделать это быстро и легко – в этой статье мы предлагаем несколько советов по структуре сопроводительного письма и даем основные формулировки на английском языке. Кроме того, в заключении статьи вы найдете раздел «Cover Letter: примеры и шаблоны» и сможете скачать конкретные примеры и шаблоны сопроводительного письма, что поможет вам сэкономить время при его написании.

Содержание

1. Почему журналы запрашивают сопроводительные письма?

2. Как написать эффективное сопроводительное письмо: 6 важных пунктов

3. Что обязательно должно быть в сопроводительном письме?

4. Чего не должно быть в сопроводительном письме?

5. Заключение

6. Cover Letter: примеры и шаблоны (скачать в PDF)

1. Почему журналы запрашивают сопроводительные письма?

Сопроводительные письма могут быть полезны сотрудникам журнала по следующим причинам:

1. Сопроводительные письма, которые включают стандартные утверждения, требуемые журналом, позволяют сотрудникам журнала быстро определить, что авторы следовали (или сообщили об этом) определенным этическим нормам исследовательской деятельности и публикаций.

Такие утверждения сообщают о том, что авторы придерживались правил стандартной практики, которая может включать:

— соблюдение этических принципов проведения исследований с участием человека (Хельсинкская декларация) или с участием животных (руководящие принципы «ARRIVE»);

— получение одобрения от институциональных редакционно-издательских советов или комитетов по этике;

— получение информированного согласия или разрешения от участников;

— соблюдение критериев авторства (например, критериев Международного комитета редакторов медицинских журналов);

— подтверждение того, что статья в другой журнал одновременно не подавалась;

— информацию о рекомендуемых рецензентах по тематике статьи.

2. Сопроводительные письма помогут редактору журнала получить общее представление о вашей рукописи, подчеркнув ваши наиболее важные выводы и их последствия и продемонстрировав, почему ваша рукопись представляет интерес.

Некоторые журналы, такие как «Nature», заявляют, что, хотя сопроводительное письмо является необязательным, оно предоставляет «прекрасную возможность определить важность представленной работы и объясняет, почему она подходит для журнала». Некоторые издатели, например, «Springer», рекомендуют писать сопроводительное письмо, чтобы показать вашу рукопись редактору журнала «в выгодном свете».

3. Сопроводительные письма, содержащие всю информацию, требуемую журналом (как указано в руководстве для авторов), указывают на то, что вы правильно оформили рукопись в соответствии со стилем журнала. Это создает хорошее первое впечатление. Обращение к редактору журнала также показывает, что вы потратили время на то, чтобы внимательно написать письмо (и, соответственно, рукопись) и обеспечить соответствие требованиям журнала, не ограничиваясь импакт-фактором.

2. Как написать эффективное сопроводительное письмо: 6 важных пунктов

Сопроводительные письма должны быть короткими – желательно не более 1 страницы – и оформлены стандартными шрифтами с одинарным межстрочным интервалом.

Сопроводительные письма можно отправлять в виде обычных текстовых файлов, например, в формате Word, или вводить непосредственно в поле в онлайн-системе отправки журнала.

Хорошее сопроводительное письмо помогает «продать» вашу рукопись редактору журнала.

Ниже приведен пример плохого сопроводительного письма:

cover-letter-sovety-i-rekomendacii-1

Следующая структура письма охватывает все необходимые моменты, которые необходимо учесть.

Сопроводительное письмо должно включать шесть разделов:

1. Сведения об адресате и дата подачи материалов

2. Вступительное обращение

3. Формулировка цели и основные сведения

4. Краткое изложение основных результатов исследования и их возможные последствия

5. Утверждения или информация, требуемая журналом

6. Заключение в вежливой форме и контактная информация

Далее перечислим некоторые советы по каждому разделу. И не забудьте скачать шаблон в конце статьи, в котором содержаться эти советы.

  1. Сведения об адресате и дата подачи материалов
  • Проверьте на сайте журнала имя редактора, который обрабатывает предоставленные материалы; это может быть главный редактор или редактор, назначенный для вашего географического региона. Если редактор по обработке не указан, отправьте сопроводительное письмо главному редактору. Некоторые журналы просят вас указать конкретного редактора по вашей специальности.
  • Напишите имя адресата в левом верхнем углу страницы.
  • Ниже напишите дату.
  • Обратите внимание на то, что даты, написанные только цифрами, могут ввести в заблуждение: 02/06/2019 может означать «2 июня 2019 года» на английском языке и «6 февраля 2019 года» на американском английском языке. Предпочтительно использование формата «2 June 2019» или «June 2, 2019».
  1. Вступительное обращение
  • Напишите ученую степень и фамилию адресата (без указания имени); например, «Professor Brown» или «Dr. Baker» (британский английский: «Dr Baker»).
  • Если вы не нашли конкретного редактора на сайте журнала, вы можете использовать приветственное слово «Dear Editor», «Dear Managing Editor» или «Dear Editor-in-Chief».
  • В конце вступительного приветствия можно использовать запятую или двоеточие; например, «Dear Dr. Baker,» или «Dear Dr. Baker:» (в британском английском используется запятая; в американском английском используется и то, и другое, но двоеточие считается более формальным).
  1. Формулировка цели и основные сведения
  • Четко укажите цель вашего письма (вы отправляете рукопись), а затем укажите название вашей рукописи, имена авторов (или имя первого автора «Brown et al.») и тип статьи (например, обзорная статьи или оригинальное исследование).
  • Обязательно используйте терминологию журнала для ссылки на тип статьи; например, некоторые журналы используют термин «Обычные статьи» для полной исследовательской работы, в то время как другие используют, помимо прочего, «Оригинальные материалы», «Полные статьи», «Оригинальные статьи» и т. д.
  • См. шаблон, в котором данная информация изложена в четкой и сжатой форме.
  • Если вы отправляете несколько файлов, подумайте об их кратком изложении в одном коротком предложении, чтобы редактор журнала убедился, что все файлы получены; например, «There are 8 files in all: 1 main manuscript file, 1 highlights file, 3 figure files, 1 table file, 1 supplementary data file, and 1 supplementary figures file» («Итого 8 файлов: 1 основной файл с текстом рукописью, 1 файл с описанием ключевых фактов, 3 рисунка, 1 таблица, 1 дополнительный файл с данными и 1 дополнительный файл с рисунками»).
  1. Краткое изложение основных результатов исследования и их возможные последствия
  • В следующем абзаце кратко опишите цель вашего исследования (осветить пробел в научных исследованиях или заявить о проблеме, решаемой в ходе исследования), основные результаты исследования и, наконец, возможные последствия таких результатов. Это прекрасная возможность подчеркнуть ценность вашей работы в глазах редактора журнала, поэтому информация должна быть представлена в четкой и сжатой форме. Редакторы журналов получают тысячи материалов ежегодно, и многие из них выполняют свои редакторские обязанности помимо основной деятельности в области исследований и преподавания, поэтому вам следует стремиться упростить их работу, предоставив как можно более краткое резюме.
  • Формулировка предоставляемых вами материалов должна соответствовать читательской аудитории журнала. Например, если вы отправляете статью в журнал более общей тематики с разнообразной читательской аудиторией, укажите возможное влияние сделанных вами выводов на различные научные области. И наоборот, если у журнала узкий круг читателей, изложите сделанные вами выводы с использованием узкоспециальной терминологии.
  • Избегайте дословного копирования предложений из аннотации, которую редактор журнала, вероятно, прочтет в следующую очередь. Если вы берете предложения из своей аннотации в качестве основы, постарайтесь составить гораздо более краткое резюме, которое точно соответствует целям журнала и подчеркивает значение вашей работы для читателей журнала. Более того, журнал «Nature» рекомендует «избегать повторения информации, которая уже есть в аннотации и введении».
  • При упоминании о том, что ваша работа хорошо подходит для журнала, избегайте чрезмерной лести. При описании журнала не используйте такие слова как «уважаемый» и «престижный»: “We believe that these findings will be of interest to the readers of your esteemed/prestigiousjournal”.
  • Редактору журнала будет важно узнать, относится ли ваша работа по тематике к статье, опубликованной другим автором в том же журнале. Кроме того, укажите, если ваше исследование тесно связано с вашими ранее опубликованными работами (либо оно расширяет область исследования), чтобы показать новизну и важность для публикации представленной вами рукописи.

Примеры используемых фраз:

cover-letter-sovety-i-rekomendacii-2

• Полезные фразы для обсуждения результатов и заключения:

• Our findings confirm that…

• We have determined that…

• Our results suggest…

• We found that…

• We illustrate…

• Our findings reveal…

• Our study clarifies…

• Our research corroborates…

• Our results establish…

• Our work substantiates…

  1. Утверждения или информация, требуемые журналом.
  • В этом абзаце сопроводительного письма укажите все утверждения, требуемые журналом. Обязательно ознакомьтесь с правилами журнала, чтобы узнать, какую информацию вам необходимо предоставить.
  • Некоторые журналы или издатели предъявляют очень специфические требования. Например, сообщить о любых предыдущих взаимодействиях с журналом, или предложить соответствующих академических редакторов из редакционной коллегии журнала для обработки предоставляемого материала.
  • Некоторые журналы требуют, чтобы предложения были представлены в сопроводительном письме дословно. В инструкциях для авторов предлагается скопировать и вставить предложение в кавычках в сопроводительное письмо. Например, «Springer» заявляет, что сопроводительные письма должны содержать два конкретных предложения: “We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal” и “All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [укажите название целевого журнала].”

Журналам в широком спектре областей, как правило, требуются некоторые утверждения, касающиеся этики исследований и публикаций. Они приведены в скачиваемом шаблоне. При использовании шаблона вы можете сохранить сведения в полном объеме, отредактировать в соответствии с текущими обстоятельствами, заменить их любой аналогичной формулировкой, требуемой журналом, или удалить, если они не соответствуют вашей конкретной ситуации.

Совет: Все сопроводительные письма должны содержать следующие предложения:

cover-letter-sovety-i-rekomendacii-3

Примеры используемых фраз:

cover-letter-sovety-i-rekomendacii-4

  1. Заключение в вежливой форме и контактная информация.
  • В заключительной части сопроводительного письма нужно кратко поблагодарить редактора журнала за просмотр рукописи и предоставить полную контактную информацию об авторе (имя, ученую степень или профессиональную квалификацию; место работы и почтовый адрес; телефон/факс; электронную почту).
  • Обязательно придерживайтесь коллегиального тона, чтобы произвести наилучшее впечатление на редактора журнала, поскольку редактор переходит к оценке вашей рукописи после прочтения сопроводительного письма.
  • Избегайте утверждений, которые могут быть истолкованы как инструкции редактору. Например, фраза “we look forward to your review of our manuscript” косвенно инструктирует редактора рецензировать вашу статью. Фраза “we look forward to hearing from you at your eraliest convenience/as soon as possible” также косвенно инструктирует редактора связаться с вами как можно скорее. В качестве альтернативы, используйте нейтральную, но вежливую фразу “we look forward to hearing from you” или “we look forward to hearing from you in due course”.
  • Подходящая заключительная фраза: “Sincerely,” или “Yours sincerely,”

Проверьте список предоставляемых документов

Перед отправкой рукописи еще раз тщательно проверьте ее качество. Оценивайте критически, возможно, еще есть что можно улучшить.

Убедитесь, что:

  • Рукопись следует Инструкциям для авторов
  • Все файлы имеют правильный формат и соответствующее разрешение или размер
  • Правописание и грамматика верны
  • Указана контактная информация для всех авторов
  • Вы написали убедительное сопроводительное письмо

 3. Что обязательно должно быть в сопроводительном письме?

  • Дайте краткое описание метода и результатов работы простым языком, без сложной терминологии. Объясните, какое это будет иметь влияние и почему статья будет интересна широкой аудитории читателей. Краткое описание может включать в себя более перспективную информацию о потенциальных будущих применениях, которой авторы могут делиться с рецензентами или читателями своей рукописи. Такое описание особенно важно для узкоспециализированных работ, где высока вероятность того, что преимущество работы может быть оценено редакторами не в полной мере.
  • Кратко объясните новизну и конкретные достижения по сравнению с предыдущими работами, но будьте объективны в отношении того, что может, а что не может быть достижимо с помощью метода. Многие авторы не решаются сравнивать свои работы с предыдущими аналогичными работами, опасаясь, что рецензентам покажется, что они приписывают вклад других исследователей. Но редакторы могут не знать о нюансах различных подходов к решению методологической проблемы и с большей вероятностью оставят статью без экспертной оценки, если преимущество над предыдущей работой выражено неясно. Авторам следует свободно говорить в сопроводительном письме о том, почему они считают применимый ими метод преимущественным (в идеале, все это должно быть подтверждено эффективными результатами в рукописи).
  • Предлагайте рецензентов. Когда редакторы решают отправить статью на рецензирование, то имея список потенциальных рецензентов, их адреса электронной почты и краткое описание их экспертных знаний и опыта, редактору проще и быстрее будет назначить рецензентов. Разумеется, какой из предложенных рецензентов будет назначен, решать редактору. Кроме того, вы можете привести список исследователей, которых, по вашему мнению, не стоит привлекать к рецензированию статьи.
  • Расскажите о любой смежной работе вашего научно-исследовательского коллектива или публикациях, находящихся в процессе опубликования в другом журнале. Объясните, как они связаны.
  • Укажите любые необычные обстоятельства. Например, известная конкуренция со статьей другой научно-исследовательской группы, совместная подача материалов в журнал «Nature», запланированная совместно с другой группой, или совместная подача статьи со смежными результатами в другой журнал, и др.
  • Укажите, обсуждали ли вы ранее работу с редактором. Мы часто встречаем коллег на конференциях и во время научных визитов, и нам передают много статей. Краткое упоминание о том, когда и где произошел такой разговор, поможет редактору вспомнить, почему авторам было предложено представить статью в журнал.

4. Чего не должно быть в сопроводительном письме?

  • Не копируйте и не вставляйте в сопроводительное письмо аннотацию статьи. Сопроводительное письмо следует рассматривать как возможность представить полезную информацию о статье, а не как простое требование к представлению документов.
  • Не следует описывать содержание статьи и все полученные вами результаты на нескольких страницах. Редактор всегда сам вычитывает статью, поэтому длинные сопроводительные письма обычно излишни. Сопроводительное письмо достаточно поместить на одной странице.
  • Не используйте узкоспециализированный жаргон и аббревиатуры. Объяснение преимуществ статьи в общих чертах поможет редакторам быстрее принять решение; сопроводительные письма, содержание которых сложно разобрать, не помогут редакторам.
  • Не преувеличивайте и не переоценивайте. Объяснение того, почему статья обладает научной новизной в области исследования, безусловно, приветствуется, но очевидные преувеличения в отношении воздействия или охвата работы не помогут и могут даже плохо отражать суждения авторов о потребностях предметной области.

И, наконец, еще один нюанс:

  • Не начинайте сопроводительное письмо с обращения «Dear Sir». Это устаревшая форма вежливости, не говоря уже о том, что использование такой фразы часто некорректно, поскольку половина научных редакторов (а в некоторых журналах и того больше) – женщины. Используйте нейтральную в гендерном отношении фразу «Dear Editor» в тех случаях, когда вы не обращаетесь к конкретному редактору.

5. Заключение

Хотя сопроводительное письмо, строго говоря, не является частью вашей рукописи, оно может повлиять на восприятие подаваемого вами материала редактором журнала. Сопроводительное письмо, составленное специально для журнала, знакомит редактора с вашей работой и, составленное без орфографических и грамматических ошибок, позволит редактору составить положительное мнение о предоставленных материалах еще до того, как он посмотрит вашу рукопись. Мы постарались ответить дать вам полезные советы и объяснить, как писать Cover Letter.

Мы надеемся, что наши советы и материалы разделе «Cover Letter: примеры и шаблоны» помогут вам создать профессиональное, полное сопроводительное письмо с минимальными затратами времени.

Желаем удачи!

6. Cover Letter: примеры и шаблоны

Пример 1. Cover Letter для первой публикации

Пример 2. Cover Letter от имени коллектива авторов

Пример 3. Cover Letter от имени участника конференции

 

Шаблон 1 для Cover Letter

Шаблон 2 для Cover Letter

Шаблон 3 для Cover Letter

 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Комментарии: