Cover Letter: Часть 4. Как писать эффективные ответные письма (Response Letter) рецензентам: советы экспертов и шаблон письма (в PDF)

cover-letter-kak-pisat-otvetnye-pisma

Продолжаем серию статей «Cover Letter: советы и примеры писем» и в данной статье речь пойдет о написании ответов на замечания рецензентов.

После отправки рукописи в научный журнал и получения комментариев от рецензентов и/или редактора журнала, авторов часто просят отредактировать свои рукописи с учетом предоставленных комментариев. Хотя у авторов, как правило, нет проблем с ответом на комментарии с научной или академической точки зрения, им иногда бывает трудно выбрать наиболее эффективный способ ответа.

Под «эффективным» здесь мы подразумеваем составление ответов на английском языке в структурированной и сбалансированной форме и в духе коллегиального сотрудничества; или, наоборот, составление ответов, которые не затратят много времени редактора журнала или рецензентов в связи с тем, что они плохо структурированы, излишне многословны или неуместны.

В данной статье мы дадим несколько советов о том, как эффективно подготовить ваши ответы на экспертную оценку, редакционную рецензию или на то и другое.

Содержание

1. Два шага по составлению эффективных ответных писем рецензентам

2. Общие советы при написании ответных писем рецензентам

3. Заключение

4. Шаблон (скачать в PDF)

Основная цель при редактировании статьи в ответ на замечания рецензентов – не только сохранить точное описание того, что вы сделали, и вашу интерпретацию результатов исследования, но также включить комментарии рецензента, которые помогут улучшить ваше описание и интерпретацию. Впрочем, вы не обязаны соглашаться вносить все предложенные рецензентами изменения в вашу рукопись, но вам необходимо соответствующим образом объяснить, почему вы решили этого не делать. Не менее важно показать, какие предлагаемые изменения вы решили внести.

В статье вы также найдете:

  1. Полезные фразы, которые следует использовать (а какие следует избегать), чтобы вы могли предоставить сбалансированный ответ в духе коллегиального сотрудничества.
  2. Шаблон ответного письма поможет структурировать ваши ответы и использовать подходящие выражения на английском языке.

1. Два шага по составлению эффективных ответных писем рецензентам

Шаг 1. Распределите ваши ответы по комментариям

Не все рецензенты предоставляют комментарии в одном и том же формате, но многие рецензенты дают «основные комментарии», за которыми следуют «второстепенные комментарии». Этим двум категориям комментариев могут предшествовать краткие обзоры целей, методов, основных результатов и последствий вашей работы.

Основные комментарии: обычно они касаются основного научного или академического содержания представленной рукописи.

Второстепенные комментарии: они обычно касаются презентационных аспектов, таких как грамматические ошибки, несоответствия, отсутствие соответствующих ссылок и изменения, которые предлагается внести в таблицы и рисунки.

Мы предлагаем вам выполнить следующие четыре рекомендации подготовки при составлении ответного письма рецензентам. Вы можете пропустить п. 1, если рецензент уже классифицировал комментарии как основные и второстепенные.

  1. Если рецензент не использовал формат основных/второстепенных комментариев, распределите все комментарии по основным и второстепенным категориям, чтобы помочь вам определить важность каждого комментария, но не нужно упоминать о категоризации в своем письменном ответе рецензентам, эта информация только для вас.
  2. Решите, с какими именно комментариями вы согласны и обязательно внесете соответствующие изменения, а с какими вы не согласны и изменения вносить не собираетесь.
  3. На каждый комментарий напишите, кто (вы или выши соавторы) выполнит требуемую работу и подготовит пересмотренную рукопись и ответное письмо.
  4. Затем просто (а иногда это не так просто) проработайте каждый из основных и второстепенных комментариев по очереди и внесите соответствующие изменения в вашу рукопись.

На этом этапе обязательно проверьте крайний срок возврата отредактированной статьи. Некоторые редакторы журнала указывают срок в ответном письме к вам. В противном случае вам, возможно, придется проверить, указан ли крайний срок в рекомендациях для авторов. Например, может быть предоставлен 3-месячный (90-дневный) срок. Обязательно спланируйте работу, которую необходимо выполнить, включая составление письма (и время для редактирования и перевода вашей отредактированной статьи и ответного письма) в течение указанного срока. Если на каком-либо этапе вы решите, что не успеете в срок, установленный для повторной подачи, обязательно сообщите об этом редактору журнала и попросите предоставить дополнительное время для пересмотра, большинство редакторов идут навстречу и готовы продлить срок.

Шаг 2. Составьте структурированное ответное письмо

Вам необходимо использовать подходящие фразы для ответа редактору и рецензенту и упорядочить свои ответы в простой и понятной форме.

Некоторые журналы просят авторов ответить на комментарии рецензентов, следуя определенному формату (например, перечисляя все комментарии и соответствующие ответы в таблице), но многие журналы не уточняют, в какой форме авторам следует составлять ответное письмо. В последнем случае мы рекомендуем упорядочить ваши ответы четко и просто, чтобы второе рецензирование статьи прошло максимально эффективно и без проблем (то есть чтобы не тратить время рецензентов, которое обычно не оплачивается, и не откладывать решение о публикации статьи).

  • Убедитесь, что ответное письмо удовлетворяет необходимым требованиям и составлено в духе коллегиального сотрудничества. Например, уместно написать «Thank you for your comments» в начале ответа, или если рецензенты сделали особенно вдумчивое замечание, которое придает значительную глубину вашим выводам и влияет на них.
  • Напротив, использование фразы «We are grateful for this (valuable/insightful/kind) comment» или «Thank you for this comment» в начале всех или многих отдельных комментариев будет неуважительным по отношению к рецензентам как коллегам, поскольку это поставит их в неловкое положение. В целом, мы рекомендуем вам начать с благодарности рецензенту, но после следует благодарить рецензента только за конкретные комментарии, которые позволят вам исправить ошибку.
  • При написании ответного письма, особенно введения, постарайтесь не использовать фразы, которые выходят за рамки вашей роли автора, например, «Thank you for your comments, which have helped us to substantially/greatly improve the manuscript». Это работа рецензента, а не ваша, судить об уровне подготовки вашей рукописи, поэтому будет самонадеянным заявить, что рукопись теперь значительно лучше.
  • Если несколько комментариев предлагают внести аналогичные изменения, например, исправить определенные грамматические ошибки или заменить ключевые термины, вы можете предоставить общий ответ на все такие комментарии. Можно использовать следующие фразы: «We have corrected the grammatical issues pointed out in the manuscript and accompanying figures and tables» и «The suggested key terms have been used throughout the manuscript.»

Чтобы помочь вам составить надлежащим образом сформулированное и хорошо структурированное ответное письмо, мы разместили шаблон ответного письма, который вы можете найти в конце данной статьи.

2. И еще несколько общих советов

  • Направьте ваше ответное письмо сотруднику редакции, который прислал вам комментарии рецензентов.
  • Обязательно укажите идентификационный номер вашей рукописи, если таковой был ей присвоен.
  • Устраните основные конкретные замечания, сделанные сотрудниками редакции, например, сократить объем рукописи, изменить тип представления (например, с оригинальной статьи на краткое сообщение) или прояснить вопросы, касающиеся публикационной этики (например, авторство, конфликт интересов или чрезмерное сходство текста с ранее опубликованной работой).
  • Когда вы вносите значительные изменения в рукопись в ответ на комментарии рецензентов, для удобства редактора кратко изложите (в одном коротком абзаце) основные внесенные изменения и укажите, влияют ли они на первоначальную интерпретацию полученных вами выводов.
  • Сделайте свою рукопись максимально короткой и простой!

3. Заключение

Итак, вы ознакомились с очередной статьей из серии «Cover Letter: советы и примеры писем» про то, как правильно составить эффективное ответное письмо рецензентам.

В большинстве научных областей почти все статьи требуют небольших авторских доработок перед публикацией, поэтому не переживайте, что вам указали на недостатки или сделали замечание. Отвечать на комментарии рецензентов может быть сложно, но, следуя приведенным выше шагам и советам, вы сможете составить качественное и понятное ответное письмо рецензентам, что приведет вас к заветной публикации.

Желаем вам удачи!

В комментариях к данной статье напишите, часто ли вам приходится писать подобные письма и что по вашему мнению действительно важно при написании ответных писем рецензентам?

4. Шаблон (скачать в PDF)

Шаблон по написанию эффективного ответного письма рецензентам вы можете скачать по ссылке.

 

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (4 оценок, среднее: 4,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *